Il verbale del Consiglio di Amministrazione per la chiusura di un conto corrente aziendale è il documento formale con cui l’organo amministrativo della società prende atto della decisione di estinguere un rapporto bancario intestato alla società, ne precisa gli estremi, disciplina le modalità operative di estinzione e conferisce eventuali deleghe agli incaricati per i contatti e le operazioni con l’intermediario. Serve a dare evidenza interna della decisione, a autorizzare i soggetti che agiranno verso la banca e a costituire prova documentale in caso di necessità (reclami o contenziosi).
Fac simile Verbale CDA chiusura conto corrente aziendale
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Esempio Verbale CDA chiusura conto corrente aziendale
della società _____________
Oggi, _____________ (data), alle ore _____________, in _____________ (luogo/indirizzo della sede), si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società _____________, con sede legale in _____________, regolarmente convocato.
Il Presidente della riunione è il Sig./Dott./Dott.ssa _____________. Assiste alla seduta in qualità di Segretario il Sig./Dott. _____________.
Presenze:
– Presidente: _____________
– Consiglieri presenti: _____________
– Consiglieri assenti: _____________ (eventuale motivazione: _____________)
Il Presidente dichiara aperta la seduta e constatata la regolare convocazione e la validità dell’adunanza, passa alla trattazione del seguente
ORDINE DEL GIORNO
1) Delibera relativa alla chiusura del conto corrente aziendale n. _____________ presso _____________ (denominazione banca) – filiale _____________;
2) Trasferimento dell’eventuale saldo residuo e chiusura servizi collegati (carte, POS, home banking);
3) Conferimento di delega/e per le operazioni di chiusura e per i rapporti con l’intermediario;
4) Adempimenti contabili e comunicazioni interne;
5) Varie ed eventuali.
PREMESSE
Il Presidente illustra le ragioni gestionali e organizzative che rendono opportuno procedere alla chiusura del rapporto bancario indicato all’ordine del giorno, richiamando la necessità di razionalizzare i rapporti finanziari della società e di trasferire eventuali disponibilità su altro conto aziendale.
IDENTIFICAZIONE DEL CONTO DA CHIUDERE
Conto corrente n.: _____________
Intestazione conto: _____________
Banca/intermediario: _____________
Filiale: _____________
Indirizzo filiale: _____________
IBAN: _____________
Servizi collegati (carte, POS, home banking, altro): _____________
DISCUSSIONE
Dopo discussione e valutazione della proposta, il Consiglio passa alla votazione.
DELIBERAZIONE
Il Consiglio di Amministrazione, dopo aver esaminato e discusso la proposta, con voti favorevoli _____________, contrari _____________, astenuti _____________,
DELIBERA
1) Di procedere alla chiusura del conto corrente aziendale n. _____________ intestato a _____________ presso la Banca _____________, filiale di _____________, con effetto a decorrere dalla data di esecuzione da parte dell’intermediario;
2) Di autorizzare il trasferimento dell’eventuale saldo attivo residuo sul seguente conto corrente intestato a _____________:
– Banca: _____________
– Filiale: _____________
– IBAN di destinazione: _____________
3) Di disporre la chiusura contestuale di tutti i servizi collegati al conto di cui sopra (carte di pagamento, apparecchiature POS, servizi di home banking, RID/SEPA, domiciliazioni utenze ecc.) e di provvedere alla restituzione o distruzione degli strumenti di pagamento secondo le procedure richieste dalla banca;
4) Di incaricare gli uffici amministrativi/contabili di curare le scritture contabili di chiusura del rapporto e di verificare estratto conto finale, interessi, spese e ogni altra posta rilevante ai fini di bilancio e fiscali;
5) Di autorizzare la trasmissione alla banca di formale richiesta scritta di estinzione/recesso, mediante lettera firmata, raccomandata A/R, PEC o altra modalità prevista dalla banca, allegando copia del presente verbale.
CONFERIMENTO DELLE DELEGHE
Il Consiglio conferisce a (indicare uno o più soggetti):
– Nome e cognome: _____________
– Ruolo nella società: _____________
– Codice fiscale/Documento d’identità: _____________
(ovvero a ciascuno dei seguenti soggetti: _____________)
la seguente delega di poteri, in via non esclusiva/esclusiva (barrare la modalità desiderata):
– sottoscrivere e presentare alla Banca la richiesta formale di chiusura del conto corrente n. _____________ con ogni necessaria documentazione e modalità (lettera, raccomandata A/R, PEC o altra prevista dalla Banca);
– compilare, sottoscrivere e presentare ogni modulo di estinzione/recesso, quietanza o altra documentazione richiesta dall’intermediario per la chiusura del rapporto;
– indicare o aggiornare l’IBAN di destinazione per il trasferimento dell’eventuale saldo residuo e disporre il relativo bonifico;
– richiedere e ricevere copia timbrata/attestante dalla Banca della richiesta di chiusura e dell’avvenuta estinzione del rapporto;
– procedere alla chiusura degli strumenti collegati (carte, POS, home banking) e regolare eventuali spese di chiusura;
– compiere ogni altra attività necessaria o opportuna, ivi inclusa la sottoscrizione di dichiarazioni e allegati, per dare piena esecuzione alla presente delibera.
MODALITÀ OPERATIVE E COMUNICAZIONI
Il delegato è autorizzato a utilizzare i seguenti canali per la comunicazione con la banca: _____________ (es. PEC, raccomandata A/R, consegna a mano con ricevuta). Il delegato dovrà trasmettere copia della richiesta di chiusura e qualsiasi attestazione rilasciata dalla banca all’Ufficio Amministrazione della società entro _____________ (termine).
EFFICACIA, ADEMPIMENTI CONTABILI E TUTELA
La presente delibera è adottata in conformità alla normativa bancaria applicabile e costituisce mandato formale per la richiesta scritta di estinzione del rapporto. L’ufficio amministrativo dovrà provvedere alle rilevazioni contabili relative all’estinzione del conto e comunicare agli eventuali fornitori/creditori/debitori la nuova intestazione/coordinate per incassi e pagamenti, ove necessario.
VOTAZIONE
La proposta di delibera è stata messa ai voti con il seguente esito: favorevoli _____________, contrari _____________, astenuti _____________. La deliberazione è stata pertanto approvata/non approvata (barrare la dicitura corretta) e verbalizzata in data _____________.
VARIE ED EVENTUALI
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Chiusura della seduta
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________. Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto, sarà conservato agli atti sociali e copia del medesimo sarà consegnata al delegato per gli adempimenti verso la banca.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: _____________
Il Segretario: _____________
Consiglieri (eventuali firme):
1) _____________
2) _____________
3) _____________
4) _____________
Firma per ricevuta copia della presente deliberazione (delegato incaricato): _____________
Data di trasmissione della richiesta alla banca: _____________
Modalità di invio: _____________
Allegati:
– Copia del documento d’identità del delegato: _____________
– Eventuale modulo estinzione/recesso compilato: _____________
– Altro (specificare): _____________
Come compilare il Verbale CDA chiusura conto corrente aziendale
La redazione del verbale deve partire dalla chiara identificazione dell’organo che delibera e dalla certificazione della regolare convocazione della seduta: indicare la denominazione sociale completa, la sede legale, la data, l’ora e la sede dell’adunanza, nonché la figura del Presidente e del Segretario che firmeranno il verbale. È essenziale riportare l’ordine del giorno con un punto dedicato alla chiusura del conto corrente, così da rendere palese che la decisione è stata adottata in conformità alle regole di convocazione; la motivazione gestionale, pur non essendo giuridicamente obbligatoria, andrebbe sintetizzata nelle premesse per documentare la ragione economico‑organizzativa della scelta.
Il conto da estinguere va identificato con precisione: numero di conto, intestazione, denominazione della banca e della filiale, indirizzo, IBAN e lista dei servizi collegati che devono essere cessati contestualmente (carte, dispositivi POS, home banking, domiciliazioni). La delibera deve contenere la formula esplicita di autorizzazione alla chiusura e la disposizione sul trasferimento dell’eventuale saldo residuo, con l’indicazione dell’IBAN di destinazione o la delega specifica a chi provvederà a definirlo presso la banca.
Occorre prevedere il conferimento di deleghe con generalità complete dei delegati e con l’elencazione dei poteri conferiti: sottoscrizione della richiesta formale di estinzione, compilazione dei moduli bancari di recesso/estinzione, richiesta di copia timbrata di avvenuta chiusura, espletamento delle operazioni connesse alla gestione degli strumenti di pagamento e alla regolazione di eventuali spese. Nel verbale si devono stabilire le modalità operative per l’invio della richiesta alla banca (PEC, raccomandata A/R, consegna con ricevuta) e i termini interni di comunicazione al reparto amministrazione per l’esecuzione delle scritture contabili di chiusura, la verifica dell’estratto conto finale e la contabilizzazione di interessi, spese o altre poste rilevanti ai fini di bilancio e fiscali.
La votazione deve essere verbalizzata con l’esito dettagliato (voti favorevoli, contrari, astenuti) e va indicata la dichiarazione di approvazione o mancata approvazione; al termine va riportata la chiusura della seduta e le firme del Presidente e del Segretario, oltre alle eventuali firme dei consiglieri, secondo la prassi statutaria. Dal punto di vista della tutela, il verbale costituisce il documento probatorio della volontà societaria e deve essere allegato alla richiesta scritta alla banca: la comunicazione scritta di recesso è imprescindibile, poiché la banca può richiedere moduli propri per l’estinzione; la società deve conservare copia della documentazione inviata e delle eventuali ricevute rilasciate dall’intermediario.
Infine, è opportuno prevedere allegati a corredo del verbale quali copia del documento d’identità del delegato e ogni modulo compilato, nonché mantenere tracciabilità delle comunicazioni ai fornitori e agli altri soggetti che incassano/pagano verso la vecchia ordinazione bancaria, al fine di evitare disallineamenti nei flussi finanziari e di fornire prova documentale in caso di contestazioni con la banca o di ricorso agli organismi di risoluzione delle controversie.
