Il verbale del Consiglio di amministrazione per il cambio della sede legale è il documento con cui si dà atto della riunione dell’organo amministrativo e della decisione relativa al trasferimento della sede della società. Il verbale descrive la convocazione, i partecipanti, le motivazioni del cambiamento, il nuovo indirizzo e le autorizzazioni necessarie per gli adempimenti successivi.
Il modello viene normalmente utilizzato quando la sede legale viene spostata da un indirizzo a un altro all’interno dello stesso Comune, situazione nella quale spesso non è necessario modificare la clausola statutaria che indica soltanto il Comune. Può essere utile a società per azioni e società a responsabilità limitata dotate di Consiglio di amministrazione, oltre che ai professionisti incaricati della gestione della pratica societaria.
La competenza del Consiglio deve essere verificata alla luce della forma societaria e dello statuto. Il trasferimento in un altro Comune può richiedere una deliberazione dei soci, una modifica dell’atto costitutivo o dello statuto e, in determinati casi, l’intervento notarile. Anche quorum, modalità di convocazione, presenza dell’organo di controllo e adempimenti verso il Registro delle Imprese possono variare in base alla situazione concreta.
Fac simile Verbale CDA cambio sede legale Word
In questa sezione è possibile trovare il modello Verbale CDA cambio sede legale Word.
Esempio Verbale CDA cambio sede legale
VERBALE DELLA RIUNIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
DELIBERAZIONE DI TRASFERIMENTO DELLA SEDE LEGALE
Società: _____________
Forma giuridica: _____________
Sede legale attuale: _____________
Codice fiscale: _____________
Numero di iscrizione al Registro delle Imprese: _____________
Capitale sociale: euro _____________
In data _____________, alle ore _____________, presso _____________, si è riunito il Consiglio di amministrazione della società _____________, regolarmente convocato ai sensi di legge e dello statuto sociale, per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
Trasferimento della sede legale da _____________ a _____________, nell’ambito dello stesso Comune.
Sono presenti:
Il Presidente del Consiglio di amministrazione, signor/signora _____________;
Il Consigliere, signor/signora _____________;
Il Consigliere, signor/signora _____________;
Il Consigliere, signor/signora _____________;
Il Consigliere, signor/signora _____________.
Sono altresì presenti:
Il Sindaco unico o il Presidente del Collegio sindacale, signor/signora _____________;
Il Segretario verbalizzante, signor/signora _____________.
Il Presidente constata e dichiara:
che la riunione è stata regolarmente convocata mediante _____________ in data _____________;
che sono presenti, in proprio o per delega, numero _____________ amministratori su numero _____________ componenti complessivi del Consiglio di amministrazione;
che il Consiglio è validamente costituito ai sensi di legge e dello statuto sociale;
che i presenti dichiarano di essere sufficientemente informati sugli argomenti posti all’ordine del giorno;
che nessuno dei presenti si oppone alla trattazione dell’argomento.
Il Presidente assume la presidenza della riunione e nomina quale Segretario verbalizzante il signor/la signora _____________, che accetta l’incarico.
Il Presidente illustra al Consiglio la necessità e le motivazioni del trasferimento della sede legale della società, rappresentando quanto segue:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
La sede legale attualmente iscritta al Registro delle Imprese è sita in:
Comune: _____________
Provincia: _____________
Indirizzo: _____________
Numero civico: _____________
CAP: _____________
La nuova sede legale sarà sita in:
Comune: _____________
Provincia: _____________
Indirizzo: _____________
Numero civico: _____________
CAP: _____________
Il trasferimento avverrà con decorrenza dal _____________.
Il Presidente precisa che il trasferimento della sede legale avviene nell’ambito dello stesso Comune e comporta esclusivamente la variazione dell’indirizzo della sede, senza modificare il Comune indicato nello statuto sociale.
Il Presidente invita quindi il Consiglio a deliberare in merito.
Il Consiglio di amministrazione, dopo ampia discussione, con voto:
favorevole di numero _____________ amministratori;
contrario di numero _____________ amministratori;
astenuto di numero _____________ amministratori;
DELIBERA
1. Di approvare, con decorrenza dal _____________, il trasferimento della sede legale della società dall’indirizzo _____________ all’indirizzo _____________, entrambi situati nel Comune di _____________, provincia di _____________.
2. Di dare atto che il trasferimento riguarda esclusivamente la variazione dell’indirizzo della sede legale e non comporta il trasferimento in altro Comune.
3. Di confermare che il Comune della sede legale indicato nello statuto sociale resta _____________.
4. Di incaricare il Presidente del Consiglio di amministrazione, signor/signora _____________, quale legale rappresentante della società, a effettuare e sottoscrivere tutti gli adempimenti necessari per dare esecuzione alla presente deliberazione.
5. Di autorizzare il Presidente del Consiglio di amministrazione a presentare la Comunicazione Unica e la relativa pratica al Registro delle Imprese competente, nonché a effettuare ogni ulteriore comunicazione o adempimento presso l’Agenzia delle Entrate, l’INPS, l’INAIL e gli altri enti interessati.
6. Di autorizzare il Presidente del Consiglio di amministrazione a sottoscrivere dichiarazioni, moduli, istanze, procure e ogni altro documento necessario o opportuno per la registrazione e la pubblicità del trasferimento della sede legale.
7. Di disporre che il presente verbale venga trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione della società.
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore _____________.
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo _____________
Data _____________
Il Presidente del Consiglio di amministrazione
Firma: _____________
Nome e cognome: _____________
Il Segretario verbalizzante
Firma: _____________
Nome e cognome: _____________
Per presa visione, se presente
Il Sindaco unico o il Presidente del Collegio sindacale
Firma: _____________
Nome e cognome: _____________
Come compilare Verbale CDA cambio sede legale
Il verbale deve essere predisposto dalla società sulla base delle regole previste dalla legge e dallo statuto. Prima di compilare il modello occorre verificare che il Consiglio di amministrazione sia effettivamente competente a deliberare il trasferimento. Il fac simile è impostato soprattutto per il cambio dell’indirizzo all’interno dello stesso Comune, ma questa soluzione non può essere applicata automaticamente a ogni società o a ogni trasferimento.
All’inizio del documento vanno indicati la denominazione completa della società, la forma giuridica, la sede attuale, il codice fiscale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese e l’ammontare del capitale sociale. I dati devono corrispondere a quelli risultanti dalla visura camerale e dagli atti societari aggiornati. È opportuno controllare con particolare attenzione la denominazione, eventuali indicazioni come “S.p.A.” o “S.r.l.”, il codice fiscale e la sede iscritta, evitando abbreviazioni non coerenti con la documentazione ufficiale.
Devono poi essere inseriti la data, l’ora e il luogo della riunione. Il luogo può essere la sede sociale oppure un’altra sede ammessa dallo statuto o concordata secondo le regole applicabili. La convocazione deve essere effettuata con le modalità previste dalla legge e dallo statuto, come posta elettronica certificata, raccomandata o altro mezzo consentito. Nel verbale è quindi necessario specificare il mezzo utilizzato e la data di convocazione, così da documentare la regolarità della riunione.
Nel quadro dei presenti vanno riportati il presidente, tutti gli amministratori partecipanti e, se coinvolti, il sindaco unico o i componenti dell’organo di controllo. La presenza del segretario verbalizzante deve essere indicata quando previsto dallo statuto o dalla prassi societaria. Per ogni persona è preferibile inserire nome e cognome completi e il ruolo ricoperto. Se un amministratore partecipa per delega o con modalità a distanza, la circostanza deve essere compatibile con le regole societarie e opportunamente documentata.
La parte relativa alle constatazioni del presidente serve a dimostrare che la riunione è stata convocata correttamente, che è presente il numero necessario di amministratori e che il Consiglio può validamente discutere l’argomento. I numeri indicati nel modello devono essere sostituiti con il totale dei componenti e con il numero degli amministratori effettivamente presenti, considerando le eventuali modalità di partecipazione ammesse. Quorum costitutivi e deliberativi non devono essere inventati: vanno verificati nello statuto e nella disciplina applicabile alla forma societaria.
La motivazione del trasferimento può riguardare esigenze organizzative, disponibilità di nuovi locali, razionalizzazione dei costi, ampliamento degli spazi o altre ragioni concrete. Non è necessario utilizzare formule standard, ma è utile descrivere in modo chiaro il motivo della decisione e indicare che il nuovo indirizzo è effettivamente destinato a diventare la sede legale. Le motivazioni devono essere coerenti con la situazione reale e non devono contenere informazioni non verificabili.
Per la sede attuale e per quella nuova occorre compilare separatamente Comune, provincia, indirizzo, numero civico e CAP. Il nuovo indirizzo deve essere completo e corrispondere a quello che sarà comunicato al Registro delle Imprese. È fondamentale verificare che il Comune indicato nella nuova sede sia lo stesso riportato nello statuto, quando il verbale è destinato al semplice cambio di indirizzo. La data di decorrenza deve essere indicata soltanto dopo aver verificato quando la società intende rendere operativa la variazione e come tale data debba essere gestita nella pratica camerale.
La deliberazione deve riportare con precisione l’indirizzo precedente, quello nuovo e il Comune interessato. Le clausole successive attribuiscono al presidente, o ad altro legale rappresentante individuato, il compito di eseguire gli adempimenti. Prima della firma è opportuno verificare che il soggetto incaricato abbia effettivamente i poteri necessari e che l’autorizzazione sia coerente con lo statuto e con le risultanze del Registro delle Imprese.
Il risultato della votazione deve essere compilato indicando il numero dei voti favorevoli, contrari e degli astenuti. Se lo statuto prevede modalità particolari, occorre riportarle correttamente. Il verbale deve inoltre indicare l’ora di chiusura della riunione, il luogo e la data di sottoscrizione. La firma del presidente e quella del segretario verbalizzante sono normalmente necessarie per documentare l’approvazione del testo; l’eventuale firma dell’organo di controllo ha funzione di presa visione quando quest’ultimo è presente o quando la prassi societaria lo richiede.
Il verbale deve essere conservato nei libri sociali. Per le società per azioni, l’articolo 2421 del Codice civile contempla il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione; anche nelle società a responsabilità limitata è normalmente opportuno conservare ordinatamente le deliberazioni dell’organo amministrativo, secondo il sistema adottato dalla società. Alla deliberazione possono essere affiancati, se utili, la convocazione, l’eventuale delega, la visura aggiornata e la documentazione relativa alla disponibilità dei nuovi locali.
Dopo l’approvazione, la variazione deve essere comunicata al Registro delle Imprese con la procedura prevista, normalmente attraverso Comunicazione Unica, e possono rendersi necessari aggiornamenti verso Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL o altri enti interessati. La pratica deve essere predisposta secondo le istruzioni della Camera di commercio competente e può richiedere firma digitale, procura o ulteriori documenti. Bollo, diritti, modalità di deposito e altri costi non sono indicati in modo uniforme nel fac simile e devono essere verificati in base alla pratica concreta.
Se il trasferimento riguarda un altro Comune, non bisogna utilizzare il modello come se si trattasse di una semplice variazione di indirizzo. In tale situazione possono essere necessarie una decisione dell’assemblea, una modifica statutaria e l’intervento del notaio, soprattutto quando la competenza non è attribuita al Consiglio o quando si tratta di una società a responsabilità limitata. Anche la presenza di clausole statutarie specifiche, di vincoli territoriali o di particolari organi societari richiede un adattamento del verbale e una verifica professionale prima del deposito.
