Il verbale del Consiglio di Amministrazione (Verbale CDA) relativo all’assegnazione di un’autovettura è il documento formale che attesta la decisione collegiale della società di concedere in uso un veicolo a un amministratore, a un socio-amministratore o ad altro incaricato. Ha valore probatorio verso l’amministrazione finanziaria e verso terzi e serve a disciplinare termini, obblighi, responsabilità, trattamento fiscale e modalità di revoca dell’assegnazione.
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Esempio Verbale CDA assegnazione auto
Società: _____________
Sede legale: _____________
C.F./P.IVA: _____________
Numero verbale: _____________
Data certa (se applicabile): _____________
Luogo della riunione: _____________
Data: _____________
Ora inizio: _____________
Ora fine: _____________
Presiede: _____________ (Presidente del CdA)
Assume la funzione di Segretario: _____________
Presenti:
– Nome e qualifica: _____________
– Nome e qualifica: _____________
– Nome e qualifica: _____________
(Numero consiglieri presenti: _____________; Numero consiglieri assenti: _____________)
Assume la presidenza e apre la seduta il Sig./la Sig.ra _____________, il quale/la quale constata che la riunione è regolarmente convocata e che il Consiglio risulta validamente costituito per deliberare sull’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Assegnazione autovettura a _____________ (amministratore / socio-amministratore / altro) — determinazione condizioni di uso e gestione.
Il Presidente espone la proposta relativa all’assegnazione dell’autovettura di proprietà della società / in uso all’impresa (barrare la voce pertinente) ai seguenti termini e condizioni:
Dati del veicolo:
– Marca: _____________
– Modello: _____________
– Targa: _____________
– Telaio (opzionale): _____________
– Anno immatricolazione: _____________
– Proprietà: ( ) Società ( ) Amministratore/Altro (specificare) _____________
Assegnatario:
– Nome e qualifica: _____________
– Residenza: _____________
– Codice fiscale: _____________
– Carica sociale: _____________
Decorrenza dell’assegnazione: dal _____________ al _____________ (o fino a revoca)
Tipo di utilizzo: (barrare la voce pertinente)
– ( ) Uso promiscuo (aziendale e personale)
– ( ) Uso esclusivamente aziendale
– ( ) Altro: _____________
Condizioni generali deliberare:
1. Oggetto della delibera
Il Consiglio di Amministrazione, dopo ampia discussione, delibera di assegnare l’autovettura sopra descritta all’amministratore _____________ per uso _____________ a decorrere dal _____________, alle condizioni indicate nel presente verbale.
2. Obblighi e responsabilità dell’assegnatario
– L’assegnatario si impegna a utilizzare il veicolo con diligenza, rispettando il codice della strada e le disposizioni aziendali: _____________.
– L’assegnatario è tenuto a segnalare immediatamente qualsiasi sinistro o danno e a collaborare nella gestione delle pratiche assicurative: _____________.
– L’assegnatario è responsabile delle multe e sanzioni derivanti da proprie condotte: ( ) Sì ( ) No (specificare eventuali diverse pattuizioni) _____________.
3. Coperture assicurative e oneri di gestione
– Polizza assicurativa: compagnia _____________, numero polizza _____________, coperture: _____________.
– Spese di assicurazione, manutenzione ordinaria e straordinaria, carburante: (specificare ripartizione spese tra società e assegnatario) _____________.
– In caso di veicolo di proprietà dell’amministratore utilizzato per fini aziendali, la società rimborserà le spese dietro presentazione di documentazione/nota spese periodica: modalità e limiti _____________.
4. Trattamento fiscale e fringe benefit
– L’eventuale benefit in natura derivante dall’assegnazione sarà valorizzato e trattato fiscalmente secondo le normative vigenti e sarà rilevato in busta paga come fringe benefit con le seguenti modalità: periodicità _____________; criterio di valorizzazione: _____________.
– Per la deducibilità dei costi e per la detraibilità dell’IVA, si dispone che la presente delibera sia conservata agli atti e, se necessario, venga integrata con apposita lettera di assegnazione e altre documentazioni attestanti l’uso: ( ) Sì ( ) No.
5. Durata e revoca
– L’assegnazione è valida fino al giorno _____________ o fino a revoca anticipata motivata dalla società per mutate esigenze organizzative, per inadempimento dell’assegnatario o per cessazione dell’incarico dell’assegnatario.
– Modalità di riconsegna del veicolo: _____________.
6. Data certa e documentazione
– Si richiede che il presente verbale / la lettera di assegnazione sia munita di data certa tramite: ( ) deposito notarile ( ) raccomandata A/R ( ) PEC inviata a _____________ ( ) altra modalità: _____________.
7. Lettera di assegnazione
– Si approva e si dà mandato al legale rappresentante / all’ufficio competente di redigere e consegnare all’assegnatario una lettera di assegnazione contenente i dettagli di cui sopra e le ulteriori clausole operative: ( ) Sì ( ) No.
– Modalità di consegna della lettera: _____________
– Allegati alla lettera: (es. copia polizza, manuale uso veicolo, regolamento aziendale) _____________
Il Consiglio di Amministrazione procede alla votazione della proposta di deliberazione formulata e pone ai voti la seguente deliberazione nella sua formulazione definitiva:
Testo della deliberazione proposta:
“Il Consiglio di Amministrazione della società _____________, riunito il giorno _____________, DELIBERA
1) di assegnare l’autovettura marca _____________ modello _____________ targa _____________ a favore del Sig./Sig.ra _____________, nella sua qualità di _____________, per uso _____________, con decorrenza dal _____________;
2) di demandare a _____________ (es. Direzione Amministrativa / Legale Rappresentante) la predisposizione e la sottoscrizione della lettera di assegnazione contenente i termini e le condizioni operative e fiscali, nonché di adottare ogni adempimento amministrativo e contabile necessario;
3) di stabilire che l’eventuale fringe benefit sarà valorizzato e trattato fiscalmente secondo le modalità indicate in allegato / secondo la normativa vigente;
4) di riconoscere la facoltà di revoca dell’assegnazione per giustificati motivi, con preavviso di _____________ giorni, salvo revoca immediata per inadempimento grave;
5) di dare atto che la presente deliberazione sarà conservata agli atti sociali e, se necessario, sarà munita di data certa.”
Voti favorevoli: _____________
Voti contrari: _____________
Astenuti: _____________
Esito della votazione: ( ) Delibera approvata ( ) Delibera respinta
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________
Il Presidente: ___________________________ (Nome e cognome) _____________
Il Segretario: ___________________________ (Nome e cognome) _____________
Allegati al verbale:
– Copia proposta assegnazione: _____________
– Bozza lettera di assegnazione: _____________
– Copia polizza assicurativa: _____________
– Documentazione fiscale / note spese (se veicolo di proprietà dell’amministratore): _____________
– Altro: _____________
Eventuali osservazioni o dichiarazioni rese dai consiglieri da riportare a verbale:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Fine del verbale.
Come compilare il Verbale CDA assegnazione auto
La redazione del verbale deve partire dall’individuazione formale del soggetto che delibera: se la competenza è del Consiglio di Amministrazione, il verbale deve riportare l’esatta composizione del CdA, la regolare convocazione, la data, il luogo e l’orario di inizio e fine della seduta, nonché i nomi del presidente e del segretario della riunione. È essenziale descrivere con precisione l’oggetto della delibera, indicando se l’auto è di proprietà della società oppure dell’amministratore e specificando marca, modello, targa, anno e, se utile, numero di telaio, in modo che il bene sia identificabile senza ambiguità. Il nominativo dell’assegnatario deve comparire con l’indicazione della carica sociale, della residenza e del codice fiscale quando pertinente per finalità amministrative e fiscali. La durata dell’assegnazione va definita con chiarezza: indicare la data di decorrenza e, se prevista, la data di termine oppure la formula “fino a revoca”, prevedendo altresì la modalità di riconsegna del veicolo.
Occorre disciplinare il tipo di utilizzo attribuito (uso esclusivamente aziendale, uso promiscuo o altra modalità) e specificare gli obblighi dell’assegnatario, quali l’uso diligente, l’osservanza del codice della strada, l’obbligo di denuncia immediata di sinistri e la collaborazione nelle pratiche assicurative. Nel verbale devono essere indicate con precisione le pattuizioni sulla responsabilità per multe e sanzioni, la ripartizione delle spese per assicurazione, manutenzione e carburante, e le modalità di rimborso qualora il veicolo sia di proprietà dell’amministratore e venga impiegato per fini aziendali. Quando si prevede l’erogazione di rimborsi, è opportuno rimandare a documentazione probatoria (nota spese, ricevute) e definire periodicità e limiti del rimborso.
Dal punto di vista fiscale, il verbale deve consentire la ricostruzione dell’uso del bene e delle ragioni aziendali dell’assegnazione: la delibera andrà conservata agli atti sociali e, se necessario ai fini probatori, munita di data certa mediante le modalità previste (ad esempio PEC o deposito). Per il corretto trattamento del fringe benefit è opportuno prevedere in verbale il criterio di valorizzazione del benefit in natura e la periodicità di imputazione in busta paga, rinviando alle normative fiscali vigenti per la determinazione dell’imponibile e degli adempimenti contributivi e previdenziali. Se l’assegnazione comporta la detrazione dell’IVA o la deducibilità dei costi, la delibera dovrebbe richiamare la documentazione che attesta l’uso effettivo e le finalità aziendali, nonché la necessità di integrare il verbale con una lettera di assegnazione e con eventuali allegati (polizza, regolamento d’uso, manuale del veicolo).
È buona prassi conferire mandato a un responsabile interno (es. Direzione Amministrativa) per predisporre e notificare all’assegnatario una lettera di assegnazione che riprenda e dettagli i termini approvati dal CdA, specificando modalità operative (consegna, riconsegna, gestione sinistri) e clausole di revoca. La clausola di revoca dovrebbe prevedere i motivi e i termini di preavviso, nonché la possibilità di revoca immediata in caso di grave inadempimento. Il verbale, infine, deve riportare l’esito della votazione con i voti favorevoli, contrari e le astensioni, e essere sottoscritto da presidente e segretario; la corretta conservazione negli atti sociali e la reperibilità della documentazione allegata sono fondamentali in caso di verifiche fiscali o contenziosi.
Prima di finalizzare il testo è consigliabile verificare la coerenza tra la delibera e le politiche interne (regolamento veicoli, policy aziendali), nonché confrontarsi con il consulente fiscale per la corretta valorizzazione del fringe benefit e per assicurare che la delibera contenga tutti gli elementi richiesti per la deducibilità dei costi e la detraibilità dell’IVA secondo la normativa vigente. Quando il veicolo appartiene all’amministratore, la delibera o l’assemblea dovranno espressamente autorizzare l’uso e definire le regole di rimborso, corredando il verbale con la documentazione di supporto necessaria per la dimostrazione delle spese sostenute.
