Il verbale del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del progetto di bilancio è il documento formale che attesta l’esame e la deliberazione dell’organo amministrativo circa il progetto di bilancio d’esercizio predisposto dalla società, con l’indicazione dei partecipanti, delle modalità di convocazione, delle discussioni svolte, delle deliberazioni assunte e degli allegati depositati. Tale verbale costituisce prova dell’adempimento procedurale richiesto dalla normativa societaria e consente l’avvio della fase di convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione definitiva del bilancio.
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Esempio Verbale CDA approvazione bilancio
L’anno _______________, il giorno _______________ del mese di _______________, alle ore _______________, presso la sede legale della Società ________________________________ (denominazione e forma sociale: ________________________________), con sede in ________________________________________________________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Approvazione del progetto di bilancio relativo all’esercizio chiuso al __/__/______ (art. 2423 c.c. e d.lgs. 139/2015);
2. Convocazione dell’Assemblea dei soci per l’approvazione definitiva del bilancio;
3. Varie ed eventuali.
PRESENZE
Presenti:
– Sig./Sig.ra ________________________________ (Carica: Presidente/Amministratore) – firma _______________
– Sig./Sig.ra ________________________________ (Carica: Amministratore) – firma _______________
– Sig./Sig.ra ________________________________ (Carica: Amministratore) – firma _______________
(aggiungere righe ove necessario)
Assenti:
– Sig./Sig.ra ________________________________ (motivazione: ________________________________)
Presenza dell’Organo di controllo / Sindaci:
– Sig./Sig.ra ________________________________ (Sindaco effettivo/supplente/Organo di controllo) – presente □ assente □
Il Consiglio nomina quale Presidente della seduta il Sig./Sig.ra ________________________________ e quale Segretario il Sig./Sig.ra ________________________________.
VERIFICA DELLA REGOLARITÀ DELLA CONVOCAZIONE
Il Presidente dichiara che la convocazione del Consiglio è avvenuta mediante ________________________________ (PEC / raccomandata A/R / lettera / altro: _______________) in data __/__/____ e che, risultando regolarmente costituito il Consiglio ai sensi dello Statuto sociale (art. _______________), lo stesso è quindi valido e legittimato a deliberare.
ESAME DEL PROGETTO DI BILANCIO
Il Presidente distribuisce ai presenti copia del progetto di bilancio relativo all’esercizio chiuso al __/__/____ composto da:
– Stato patrimoniale;
– Conto economico;
– Rendiconto finanziario;
– Nota integrativa;
– Relazione sulla gestione (se prevista).
Dopo la distribuzione il Presidente illustra i risultati economico-finanziari e la situazione patrimoniale, soffermandosi sui principali punti di rilievo. Viene riportato che il progetto di bilancio evidenzia un risultato di esercizio (utile / perdita) pari a Euro _______________ (in lettere: ____________________________________________). Interviene in merito il Rappresentante dell’Organo di controllo il quale riferisce quanto segue: ____________________________________________________________________________.
Segue ampia discussione tra i presenti sui documenti esaminati e sulle osservazioni formulate.
DELIBERAZIONI
A voti favorevoli ____, contrari ____, astenuti ____,
Il Consiglio di Amministrazione
D E L I B E R A
1) di approvare il progetto di bilancio relativo all’esercizio chiuso al __/__/____, composto da Stato patrimoniale, Conto economico, Rendiconto finanziario e Nota integrativa, che evidenzia un risultato di esercizio (utile / perdita) pari a Euro _______________ (in lettere: ____________________________________________);
2) di approvare, se predisposta, la Relazione sulla gestione e ogni altro documento allegato al progetto di bilancio (specificare): ________________________________________________________________;
3) di dare ampio mandato al Presidente del Consiglio di Amministrazione Sig./Sig.ra ________________________________ affinché:
a) convochi l’Assemblea dei soci nei termini di legge e di statuto per l’approvazione definitiva del bilancio sociale e per ogni altra conseguente formalità;
b) depositi/trasmetta presso la sede sociale e, se previsto, presso gli organi competenti la documentazione necessaria ai sensi di legge (progetto di bilancio, nota integrativa, relazione sulla gestione, eventuale relazione dell’organo di controllo), e compia ogni altro atto necessario per l’esecuzione della presente deliberazione;
4) di allegare al presente verbale i seguenti documenti:
– progetto di bilancio esercizio chiuso al __/__/____;
– nota integrativa;
– rendiconto finanziario;
– relazione sulla gestione (se presente);
– relazione dell’organo di controllo (se presente);
– altra documentazione: ______________________________________________________.
VARIE ED EVENTUALI
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
CHIUSURA DELLA SEDUTA
Non essendovi altro da discutere, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore __:__.
Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto, viene redatto in data __/__/____.
Per copia conforme all’originale.
Il Presidente ________________________________ (Firma) _______________________
Il Segretario ________________________________ (Firma) _______________________
Allegati al presente verbale:
1) _________________________________________________________________________
2) _________________________________________________________________________
3) _________________________________________________________________________
Luogo e data: ________________________________, lì __/__/____.
Come compilare il Verbale CDA approvazione bilancio
La redazione del verbale di approvazione del progetto di bilancio richiede rigore formale e conoscenza delle previsioni normative e statutarie: il documento deve iniziare con l’indicazione precisa della data, dell’ora e del luogo della riunione, nonché della denominazione sociale e della forma giuridica della società; queste informazioni sono essenziali per dimostrare la regolarità della convocazione e la competenza temporale dell’organo. Occorre elencare i presenti con le rispettive cariche e le modalità di partecipazione (presenza fisica, delega se ammessa), nonché eventuali assenti con la relativa motivazione; quando è previsto l’organo di controllo è buona prassi annotare la sua presenza e le eventuali osservazioni rese, riportando testualmente le dichiarazioni più rilevanti per evitare contestazioni successive. Subito dopo la verifica della regolarità della convocazione il verbale deve riportare il mezzo e la data di comunicazione (PEC, raccomandata A/R, lettera o altro), insieme al richiamo all’articolo statutario che disciplina il quorum e le maggioranze, affinché risulti chiaro che il Consiglio era legittimato a deliberare.
Nel corpo dedicato all’esame del progetto di bilancio è importante indicare con precisione i documenti distribuiti ai membri (Stato patrimoniale, Conto economico, Nota integrativa, Rendiconto finanziario e, se prevista, Relazione sulla gestione) e descrivere sinteticamente l’illustrazione fatta dal Presidente o dal dirigente incaricato, mettendo in evidenza gli elementi economico-finanziari di rilievo e il risultato d’esercizio espresso sia in cifre che in lettere. Se l’organo di controllo o il collegio sindacale intervengono, il verbale deve riportare le loro osservazioni; in presenza di rilievi significativi è opportuno inserire la risposta della direzione o la misura proposta per la loro gestione. La descrizione della discussione deve essere sufficiente a ricostruire le posizioni prevalenti ma senza trascrivere interventi verbatim, salvo che non si ritenga necessario per la chiarezza o per esigenze probatorie.
Le deliberazioni devono essere formulate in modo chiaro e inequivocabile: occorre specificare la deliberazione di approvazione del progetto di bilancio con l’indicazione dell’esercizio oggetto, l’elenco degli atti allegati e il risultato di esercizio espresso in valore numerico e in parole; vanno registrati espressamente i voti favorevoli, contrari e le astensioni, nonché l’eventuale richiesta di verbalizzazione di posizioni di minoranza. Se il Consiglio conferisce mandato al Presidente per convocare l’assemblea dei soci o per compiere attività di deposito e trasmissione degli atti, il testo della delibera deve contenere i poteri conferiti in termini sufficientemente dettagliati per consentire l’esecuzione degli adempimenti (termine e modalità di convocazione, soggetti cui trasmettere la documentazione, modalità di deposito presso la sede sociale o la conservazione digitale se previsto). È fondamentale indicare gli allegati che resteranno depositati con il verbale affinché sia possibile, in qualsiasi momento, riscontrare la corrispondenza tra quanto approvato e la documentazione a supporto.
La chiusura del verbale deve attestare che non vi sono altri argomenti all’ordine del giorno e indicare l’ora di chiusura della seduta; il documento deve essere sottoscritto dal Presidente e dal Segretario nominato in apertura e, se previsto, anche dai partecipanti interessati a confermare la regolarità della procedura. Dopo la firma, il verbale va conservato nella forma prevista dallo statuto e dalla normativa vigente, con il corretto deposito dei documenti allegati nei termini di legge e, quando necessario, con la trasmissione alle autorità competenti o al Registro delle Imprese. In caso di società di capitali è opportuno richiamare nel testo le disposizioni normative rilevanti, come l’art. 2423 del codice civile e il d.lgs. 139/2015 in relazione al contenuto del bilancio e all’obbligo del rendiconto finanziario, per rendere esplicita la conformità del procedimento alle norme che regolano la forma e i contenuti del bilancio.
