Libro Giornale

Il libro giornale è un registro contabile nel quale devono essere annotate tutte le transazioni realizzate dall’impresa nell’arco del tempo.

Si tratta quindi un elemento molto importante.

Sono tenuti a tenerlo
-Gli imprenditori individuali.
-Le società di persone.
-Le società cooperative.
-Le società di mutua assicurazione.
-I consorzi.
-Le società per azioni.
-Le società in accomandita per azioni.
-Le società a responsabilità limitata.
-I consorzi a responsabilità limitata.

Il libro giornale deve essere compilato seguendo alcune regole basilari fondamentali. Per iniziare, le transazioni devono essere annotate in ordine cronologico e con il metodo della partita doppia, prendono il nome di articoli con descrizione minima dell’operazione effettuata e gli importi sono registrati in Dare e Avere, riportando un numero progressivo e la data. Gli importi in Dare corrispondono a variazioni economiche negative e variazioni finanziarie positive, quelli in Avere sono variazioni economiche positive e finanziarie negative.

Tutte le transazioni vanno registrate entro 60 giorni dalla data in cui sono avvenute. Dunque, se ho acquistato merce in data 15 marzo, dovrò annotare l’operazione entro il 14 maggio successivo. Fino a quando il libro giornale era solo cartaceo, non era possibile correggere gli errori commessi in fase di annotazione delle operazioni contabili, se non riportando lo stesso importo nella colonna opposta per annullare l’operazione. In pratica, non era possibile la cancellazione, perché bisognava sempre rendere visibile la transazione che si voleva correggere, in modo che fosse chiaro anche l’intento della modifica da apportare. Oggi il libro giornale viene redatto chiaramente in modalità elettronica, utilizzando appositi programmi, per cui risulta possibile modificare i dati prima che il documento sia finalizzato.

Prima di potere utilizzare tale registro, è necessario validarlo. Per farlo bisogna numerare tutte le pagine, ma secondo la normativa vigente risulta possibile farlo di volta in volta, ovvero nel momento in cui una nuova pagina si rende necessaria. L’importante è che vi sia la numerazione progressiva, in modo che si abbia chiara la continuità cronologica delle transazioni annotate. Le società diverse da quelle di capitali devono apporre sul libro giornale una marca da bollo di 29,14 euro ogni 100 pagine, le altre una da 14,62 euro. Il libro giornale deve essere chiuso almeno tre mesi prima della data di presentazione della dichiarazione dei redditi e conservato in modalità cartacea o elettronica per almeno 10 anni o fino a quando non si è soggetti a verifiche fiscali.

La registrazione effettuata nel libro giornale equivale solo a una variazione negativa o positiva dei valori economici o finanziari legati alla transazione compiuta. Per il metodo della partita doppia, a una variazione economica positiva corrisponde una variazione finanziaria negativa e viceversa. Pertanto ogni operazione deve concludersi con importi in dare equivalenti agli importi in avere. Al termine dell’esercizio, infatti, i saldi in dare devono essere, in valore assoluto, uguali ai saldi in avere, altrimenti si è commesso un qualche errore di trascrizione. Se, per esempio, acquisto una partita di merce per 1.000 euro, da un lato avrò un esborso per l’importo equivalente, variazione finanziaria negativa, dall’altro l’ingresso di merce in magazzino, variazione economica positiva. Questo, se la transazione è stata regolata immediatamente. Se, invece, si beneficia di una dilazione di pagamento, ovvero della possibilità di pagare dopo un certo numero giorni, da un lato abbiamo sempre l’ingresso di merce in magazzino, dall’altro il sorgere di un debito. Quando avverrà il pagamento di questo, avremo un annullamento del debito, ovvero una variazione finanziaria positiva. In pratica, ogni tipo di operazione viene annotata sotto il duplice suo significato economico e finanziario, una tecnica che punta ad evidenziare, tra le altre cose, la doppia valenza che ogni transazione assume per la gestione aziendale.

In ogni caso, grazie alla tecnologia è oggi meno probabile commettere errori, perché le registrazioni informatiche danno origine automaticamente alla compilazione di dati correlati, come la data, la corretta denominazione del conto, la descrizione dell’operazione, la verifica dell’importo, con la conseguenza che molti degli errori che sarebbero commessi dall’uomo non avvengono o sono minimizzati. Chiaramente, come abbiamo anticipato sopra, le correzioni sono possibili, ma fino a quando non si procede alla stampa definitiva del libro giornale.

Esistono alcune peculiarità sulla compilazione del libro giornale, a seconda dell’attività svolta. Se, in generale, bisogna annotare ogni singola operazione nella sua individualità, ,mentre viene effettuata nel corso della giornata, non lo stesso dicasi per le banche, che sostituiscono alla registrazione analitica una registrazione di tipo cumulativo.

Graficamente, nella versione cartacea, il libro giornale si compone di diverse colonne. Le prime due accolgono i conti rispettivamente in Dare e Avere, la terza gli articoli. Per ogni articolo si trovano il numero progressivo, la data, il titolo dei conti e la descrizione sintetica dell’operazione. Infine, le ultime due colonne riportano rispettivamente gli importi parziali e totali delle registrazioni. A sinistra viene scritto il titolo del conto da addebitare, a destra il titolo del conto da accreditare, quest’ultimo preceduto dalla lettera a che sta per avere.